Socialno varstveni zavod Vitadom ima dva domova za starejše, enega v Črnem Vrhu nad Idrijo in drugega na Škofljici.
Od samega začetka sodelujemo s podjetjem Pro-Bit in njihovimi programskimi reši- tvami, s katerimi smo zelo zadovoljni.

Za Dom starejših Škofljica je svojo izkušnjo povedal g. Alen Malnar, vodja zdrav- stvene nege:

V Domu starejših Škofljica uporabljamo Pro-Bit že od samega začetka. Sprva smo uporabljali verzijo Pro.3 (6 let), leta 2021 pa smo prešli na verzijo Pro.4, ki je z do- datnimi funkcijami in hitrostjo nadgradila prejšnjo verzijo.
Program je zelo funkcionalen, z nadgradnjo se je zmanjšala tudi uporaba dokumen- tacije v papirnati obliki. Uporabljamo ga na področju zdravstva, socialne službe, fizi- oterapije in delovne terapije na računalnikih ter mobilno aplikacijo na mobilnih tele- fonih in tablicah, ki so nameščene v sobah stanovalcev.
Z veseljem sodelujemo tudi s kakšnimi predlogi za izboljšave. V primeru kakršnih koli težav/vprašanj je odziv s strani podporne službe ažuren in strokoven.

Tudi v Domu starejših Črni Vrh uporabljajo program na več področjih, svojo izkušnjo deli gospa Mateja Kogej, diplomirana medicinska sestra:

V DSO Vitadom Črni Vrh uporabljamo program Pro-Bit že skoraj od začetka delova- nja doma.
Sprva nam je bil v veliko pomoč pri delu program Pro.3, nato je sledil prehod na Pro.4. Ta prehod je zaradi dobre organiziranosti Pro-Bit-a pri nas potekal brez težav. Program Pro.4 omogoča podrobno dokumentiranje zdravstva, oskrbe, sociale, iz vseh beleženj in dokumentacij je mogoče le z nekaj kliki pridobiti statistične podatke. Zelo so uporabna uporabniška obvestila, ki jih program prikaže, uvoz zdravil iz cen- tralne baze zdravil, opremljenost programa z dokumentacijo, ki jo dobiš z enim kli- kom na modro ikono i.

Izobraževanja, katera lahko še kasneje uporabiš – z možnostjo uporabe posnetka. Glede možnosti sodelovanja, katerega gre pohvaliti hitro odzivnost, razumevanje in strokovno osebje Pro-Bit, pa bi mogoče uporabniki pošiljali predloge, možnosti nadgradnje programa … tako kot pošiljamo zahtevke za podporo.

1. Zakaj ste se odločili za menjavo informacijskega sistema?  

Po predstavitvi programa se nam je le-ta zdel veliko bolj enostaven, pregleden, uporaben, hiter in barvit v primerjavi s prejšnjim programom (Domis). 

2. Ali ste imeli kakšne dileme ali skrbi ob menjavi? Kako ste se soočali s tem?  

Skrb:  

• Ali bomo dovolj hitro usvojili uporabo programa? 

• Kako, da bodo zaposleni sprejeli spremembo programa in ali se bodo uspeli nanj prilagoditi? 

• Ali bodo vsi podatki pravilno preneseni? 

Soočanje s skrbmi: 

• Medsebojna podpora (podpora med službami) 

• Podpora strokovnjakov iz Probita 

• Hitra odzivnost in učinkovitost zaposlenih na Probitu.

3. Kateri dejavniki ob odločitvi za menjavo so prevladovali: tehnološko sodobna rešitev, uporabniku prijazen program, funkcionalnosti, dobre reference, dolgoletne izkušnje naših strokovnjakov, razmerje cena/kakovost, optimizacija delovnih procesov s pomočjo programa? 

Tehnološko sodobna rešitev, uporabniku prijazen program in dobre reference. 

4. Ali smo vam bili dovolj v podporo pri sami menjavi? Bi kaj spremenili? 

Zaposleni DU Postojna menimo, da ste nam bili že od samega začetka v veliko podporo na daljavo (e-pošta, Zoom, telefonski klici). Predvsem bi izpostavili vašo hitro odzivnost in pripravljenost reševanja težav.  

Spremenili bi samo to, da bi se za ta program odločili že prej.  

5. Ali ste za nas dobili priporočilo od katerega drugega SVZ-ja oz. kakšne povratne informacije ste dobili o nas? 

Na enem izmed izobraževanj za diplomirane medicinske sestre je bil predstavljen program Probit SZO, hkrati pa smo dobili povratne informacije uporabnikov tega modula, ki so bili z njim zelo zadovoljni.  

6. Kako je potekal prehod na nov informacijski sistem? Kakšne izzive ste imeli? Kako ste jih reševali? 

Prehod je potekal dokaj normalno in mirno, brez večji komplikacij.  

Pri prvem obračunu so se naslovi nekaterih stanovalcev pomešali med sabo, torej nekateri niso prejeli računa na pravi naslov.  

Pojavil se je problem pri pošiljanju elektronskih sporočil preko sistema Probit, pri čemer je prejemnikom e-pošto poslalo kot vsiljeno pošto.  

7. Kje vidite prednosti v programski opremi Pro.4 Domovi? 

• Skupinski vnosi 

• Preglednost 

• Enostavnost 

• Mesečno potrjevanje 

• Nadzorna plošča 

• Pregled socialnih pravic (socialna služba) in osebnih dokumentov 

• Opomniki 

• Možnost sporočil 

• Dostopnost dokumentacije 

• Hitra dostopnost do življenjskih zgodb in osebnih načrtov uporabnikov 

• Fizioterapevtske ocene v elektronski obliki 

8. Ali kaj pogrešate? Vas kaj moti, bi kaj spremenili? 

Modul vzdrževalci – možnost, da se omogoči ta modul na računalniku. 

9. Ali menite, da je vaša investicija (finančni vložek) upravičila vaše potrebe in želje po informacijski podpori v vašem domu? 

Finančni vložek je upravičil potrebe in želje po informacijski podpori v DU Postojna. 

10. Ali bi nas priporočili drugim SVZ-jem oz. ali poznate koga, ki trenutno išče nov program za domove ali VDC-je? 

Priporočili bi Vas. NE poznamo pa zavodov in VDC-jev, ki iščejo nov program.  

V domovih za starejše družbe DEOS program Pro-bit uporabljamo že od samega začetka našega poslovanja. Program našemu domskemu osebju zagotavlja vse kar potrebuje na enem mestu – zajem, hramba in obdelava vseh ključnih podatkov poslovanja v domu. V 20 letih našega delovanja se je družba neprestano razvijala, programska rešitev pa je neprestano sledila našim potrebam. V letu 2021 smo se soočili s prehodom iz tehnologije Pro3 na Pro4. Ker gre za večjo spremembo smo bili vsekakor zaskrbljeni, kako bo to vplivalo na naše osebje in na naše vsakodnevne aktivnosti. Po uspešno zaključenem prehodu pa ugotavljamo, da so bile naše skrbi odveč.

Pro.4 vsekakor predstavlja pomembno nadgradnjo že tako dobre programske rešitve. Omogoča nam popolnoma brezpapirno poslovanje, enostaven vnos podatkov, predvsem pa enostavnejšo in bolj prilagojeno analizo podatkov, ki omogoča izpis vseh potrebnih podatkov z le nekaj kliki. Naj povemo še, da brez dobre podpore s strani projektne ekipe, prehod ne bi bil tako enostaven. Prehod je bil dobro organiziran in voden od prvega dne, predvsem pa je bilo za nas pomembno hitro in učinkovito reševanje zahtevkov naših zaposlenih.

Pohvale vsem zaposlenim za uspešen zaključek zahtevnega projekta. Predvsem se pa veselimo nadaljnjega skupnega razvoja.

S prehodom na Pro.4 Domovi smo pridobili večje število funkcionalnosti, katere bistveno zmanjšujejo papirno dokumentacijo znotraj zavoda.

Ob prehodu smo se zavzemali, da bi programsko pokrili kar se da največ do tedaj papirnih evidenc o izvedenih storitvah.

Vključili smo elektronsko vodeno pisarno za zajem prejetih prošenj v tajništvu, kjer skenirane vloge prosilcev vključimo v elektronsko mapo prosilca, strokovne službe v elektronsko mapo dodajajo poljubne vhodne in izhodne dokumente.

Program omogoča celovit pregled na dokumentacijo v dokumentnem sistemu.

Dodana vrednost programa so vključeni kazalniki kakovosti o nezaželenih dogodkih, padcih, ranah, okužb povezanih z zdravstvom.

Specifične funkcionalnosti, katere so značilne za naš zavod smo ob dobrem sodelovanju s projektno ekipo hitro implementirali v sistem Pro.4.

Izpostavimo lahko, da je prehod iz Pro.3 Domovi na Pro.4 Domovi potekal tekoče, brez zapletov. Svetovalci podjetja Pro-Bit so pristopili celovito, strokovno in ažurno.

Na podlagi njihovih dolgoletnih izkušenj so podali več predlogov dobre prakse, katere so naši zaposleni vključili v njihove delovne procese.

V Domu Lenart d.o.o. smo s programom PRO.4 nadvse zadovoljni, saj omogoča veliko več možnosti in funkcionalnosti, ki jih lahko in jih že uporabljamo pri evidentiranju opravil oziroma storitev na področju oskrbe in nege ter pri obračunavanju opravljenih storitev.

Uporabniški vmesnik je všečen, razumljiv. Sam program pa je pregleden in natančen ter do določene mere avtomatiziran, tako da se delovni čas za porabo določenih opravil bistveno zmanjša (skupni izpisi, sledljivost, itd…).

Program uporablja pridobivanje statističnih podatkov hitro in enostavno, pogoj pa je seveda dosledno vnašanja željenih in potrebnih podatkov.

Najbolj pomembno pa je, da je program hiter, deluje tako rekoč vsepovsod, in ne potrebuje dodatnih računalniških rešitev za morebitno delo od doma.

Verjamem, da si bomo z uporabo programa na področju sociale in zdravstva ter obračuna bistveno olajšali delo. Pri prehodu iz PRO.3 na PRO.4 pa se je ekipa PRO-BIT-a izkazala za zelo strokovnega, ažurnega predvsem pa so bile razlage jasne in zato tudi prehod na program PRO.4 ni bil težaven.

V Varstveno delovnem centru Tončke Hočevar smo s programom PRO4 zelo zadovoljni. Seveda ostajajo še neke rezerve – kaj vse bomo vnesli v program in kje si bomo z njim olajšali delo; vendar ta trenutek lahko rečemo; da je program natančen; na lahek način pridobivamo podatke za statistične obdelave.

In vsekakor je pregleden.

Redno se uporablja za beleženje raportne knjige (opažanj, beleženje zaznamkov ter počutja) V zadnjem času smo vzpostavili tudi uporabo programa vzdrževalec in materialno poslovanje.

Vsekakor imamo s programom PRO4 manj težav pri pripravi obračuna storitve (zdravstvo in sociala); kot smo ga imeli v preteklosti pri prejšnjem programu.

S Pro-bitom sodelujemo že vse od leta 2014, leta 2018 pa smo naše sodelovanje še okrepili. Takrat smo se namreč odločili za uvedbo vseh PRO.4 rešitev, ki jih je Pro- bit razvil za še učinkovitejše vodenje domov.

Na samem začetku je bilo potrebnega veliko učenja in prilagajanja zaposlenih ter prilagajanja samega programa za nemoteno delo. Vendar pa so zaposleni, ki program uporabljajo, kar hitro ugotovili, da ima celovitost programa številne prednosti za njihovo delo.

Čeprav so bila naša srečanja omejena na virtualno okolje smo mnenja, da so bila precej učinkovita. S Pro-bitovo ekipo smo skozi celoten mesec imeli dogovorjena srečanja, kjer smo skupaj pokomentirali nejasnosti ter pomanjkljivosti in predloge za izboljšavo, ki jih je ekipa z veseljem sprejela. Večina napak se sicer odpravi sprotno in neopazno, tako da tudi delo poteka nemoteno. Pomoč nam je stalno na voljo tudi po opravljenem izobraževanju.

Program Pro.4 nam je prinesel številne prednosti, med drugim tudi manjši obseg papirne dokumentacije, manj ročnega pisanja, možnost dela od doma ter več modularnih rešitev v eni sami aplikaciji.