PRO.4 DOKUMENTNI SISTEM

Pro.4 Dokumentni sistem je rešitev za brezpapirno poslovanje, ki omogoča učinkovito upravljanje ter arhiviranje elektronskih dokumentov.

Rešitev, ki poskrbi za vašo dokumentacijo, da se lahko vi posvetite pomembnejšemu delu.

Zakaj vsako podjetje potrebuje dokumentni sistem?

Večina delovnih postopkov temelji na delu z dokumenti. Večina se vas srečuje z dokumenti, ki pridejo v podjetje, prav tako pa že v samem podjetju nastaja veliko dokumentov. Ti dokumenti so v papirni obliki shranjeni v vložnih mapah po različnih pisarnah in oddelkih, kar pomeni tudi oteženo iskanje.

Zato je brezpapirno poslovanje danes postalo realnost in nujen korak za vsa podjetja.

Prednosti brezpapirnega poslovanja s Pro.4 Dokumentnim sistemom

V brezpapirnem poslovanju je znatno nižje tveganje, da se kakšen dokument oz. račun izgubi, založi ali pa po nesreči vrže stran, saj sodobna računalniška tehnologija omogoča obnavljanje dokumentov.

Čas, ki ga porabimo s potrjevanjem računov od vrat do vrat ter z vlaganjem dokumentov v mape ter iskanjem teh istih dokumentov kasneje, je lahko porabljen za kaj bolj pomembnega. Vso pošto in račune lahko v našem dokumentnem sistemu najdete le z nekaj kliki in se s tem poslovite od sistema od vrat do vrat.

V skladu s pravili revidiranja je mogoče zagotoviti popolno sledljivost vseh postopkov. V vsakem trenutku je mogoče ugotoviti, pri komu je dokument v obdelavi in koliko časa posamezen uporabnik nameni zanj. Beleži se tudi sledljivost poznejših sprememb oz. popravkov. S tem si povečamo preglednost in nadzor nad dogajanjem, in tako lažje planiramo svoje delo, kar nam hkrati omogoča takojšnje odgovore na vprašanja strank.

Za isto delovno nalogo potrebujemo manj časa, zato je realizacija na delovnem mestu višja, kar pomeni tudi konkurenčno prednost. Obenem pa si zaradi le enkratnega vnašanja podatkov v sistem zmanjšamo možnost napak. Prav tako je sodobna tehnologija danes narejena tako, da nas opozori na neobičajne vnose in  s tem zmanjša možnost napak na minimum.

Vse pooblaščene osebe, torej tako zaposleni kakor tudi stranka, lahko od kjerkoli vsak trenutek pogledajo v dokument oz. račun, kar gotovo olajša poslovne odločitve. Edini pogoj za to je internetna povezava. S tem smo veliko bolj prilagodljivi situaciji, poslovanje poteka bolj neovirano in tudi zaposleni so bolj fleksibilni glede svojega delovnega časa, načina in lokacije.

Če vemo, da povprečna oseba v Evropi na leto porabi med 250 – 300 kg papirja ali, da povprečen pisarniški zaposleni v ZDA porabi letno 10.000 listov papirja, lahko sklepamo, kako znaten je prihranek za podjetje z zmanjšanjem papirnega poslovanja.

V brezpapirnih pisarnah ne potrebujejo dodatnih arhivov ter skladišč, kjer bi shranjevali račune preteklih let ter mape s pomembnimi in manj pomembnimi vsebinami. Brezpapirno poslovanje vam omogoča varno in trajno arhiviranje na mnogo cenejšem majhnem prostoru oz. celo na oddaljenih lokacijah preko oblaka.

Brezpapirno poslovanje vam prinese tudi znižanje stroškov zaposlenih, saj se poveča hitrost obdelave posameznega dokumenta, za enak obseg dela pa potrebujemo manj zaposlenih. Če pravilno racionalizirate opravila v podjetju z brezpapirnim poslovanjem, vam bo to prineslo ogromen prihranek.

Ob uresničenju vseh naštetih prednosti, ki jih vsako podjetje oz. organizacija lahko pridobi, ne smemo pozabiti na zelo pomembo – povečano produktivnost, posledično pa tudi učinkovitost in dobičkonosnost. Pri takšnem poslovanju se pojavi manj ozkih grl, storitve so boljše, vaše podjetje pa je bolj konkurenčno in raste hitreje.

Ste kdaj pomislili, koliko dreves vsak dan porabimo za izdelavo papirja? 16 milijonov (16.000.000!) dreves na dan gre zgolj za papir. S takim tempom bi našo zeleno deželico v manj kot 3 mesecih spremenili v golo puščavo brez enega samega drevesa. Zato ne smemo zanemariti ekološkega vpliva. Poleg tega se porabi manj kartuš za tiskalnike, manj črnila, manj prevozov, manj kemikalij itd., kar je tudi zelo dobro za okolje.

Dokumentni sistem

Povečajte produktivnost

Znižajte stroške ter dodajte dodano vrednost vašemu podjetju s Pro.4 Dokumentnim sistemom

Prilagodljiva rešitev za upravljanje dokumentov

Uporaba Pro.4 Dokumentnega sistema:

Pro.4 Dokumentni sistem je prilagodljiva rešitev za številne naloge upravljanja dokumentov in datotek. Lahko ga uporabljamo kot:

1. Samostojni modul, kamor vnašamo svoje dokumente.

2. Podporni modul Pro.4 (Poštna knjiga, Materialno poslovanje, HRM, Plače, CRM…), saj se v njem shranjujejo vsi vneseni dokumenti v različnih modulih.

Zakaj Pro.4 Dokumentni sistem?

Danes je stroškovna učinkovitost ključna in z našim PRO.4 Dokumentnim sistemom boste to zagotovo dosegli, saj je delo preprosto hitrejše, bolj organizirano ter nenazadnje stroškovno ugodno.

PRO.4 Dokumentni sistem je pot do vašega uspeha, saj vam bo odprava papirnih dokumentov poleg samega finančnega učinka prinesla prihranke tudi pri procesnih izboljšavah.

ZNIŽANJE STROŠKOV

Zmanjšanje uporabe papirne dokumentacije in s tem znižanje stroškov papirja, zaposlenih ter skladiščnih prostorov.

PREGLEDNOST IN AVTOMATIZACIJA

Dokumentov ni več treba iskati med nešteto policami in vložnimi mapami, ampak jih preprosto najdemo z nekaj kliki. Zaradi avtomatizacije se procesi in delovni postopki izvajajo hitreje.

PRIHRANEK ČASA PRI ISKANJU DOLOČENEGA RAČUNA TER OSTALE POŠTE

Z optimizacijo dela boste več časa lahko namenili produktivnim nalogam in s tem povečali dodano vrednost podjetju.

POVEČANJE PRODUKTIVNOSTI

Povečali boste osebno produktivnost ter hkrati povečali tudi učinkovitost in dobičkonosnost, kar daje vašemu podjetju dodano vrednost in povečuje konkurenčnost.

FLEKSIBILNOST in DOSTOPNOST

Vsem vpletenim v delovni proces so vedno na voljo zadnje in veljavne verzije dokumentov. Sistem omogoča poljubne nastavitve pravic dostopov do različnih tipov dokumentov in tako lahko sami določite, kdo lahko dostopa do določenega dokumenta.

ZMANJŠANJE NAPAK

Zaradi le enkratnega vnašanja podatkov v sistem si bistveno zmanjšate število napak človeškega značaja.

PREGLED NAD DELOVANJEM IN REVIZIJSKA SLED

V skladu s pravili revidiranja je mogoče zagotoviti popolno sledljivost vseh postopkov. Beležijo se vsi posegi ter dostopi do dokumentov.

VARNOST DOKUMENTOV IN PODATKOV

V podjetju Pro-Bit vedno skrbimo za ustrezen nivo varnosti, zato smo pridobili mednarodni ISO 27001 standard, katerega temeljni cilj je zaščita informacij, da ne pristanejo v napačnih rokah in/ali so izgubljene za vedno.

»Program nam omogoča učinkovito obvladovanje dokumentacije z enostavnim iskanjem med dokumenti, tako da imamo vedno pri roki tiste dokumente in informacije, ki jih v ključnem trenutku potrebujemo.« - CSO Ormož

Mobilna aplikacija

Ker so naše rešitve fleksibilne in uporabniku vedno dostopne, je program Pro.4 na voljo tudi kot mobilna aplikacija. S pomočjo mobilne aplikacije lahko:

  • dokumente vnašate,
  • prav tako pa lahko dokumente iščete v dokumentnem sistemu.

VAS ZANIMA VEČ?

Za dodatne informacije o možnostih uvedbe dokumentnega sistema v vaše procese smo vam na voljo.

Pišite nam: