PRO.4 Poštna knjiga
Modul PRO.4 Poštna knjiga vam zagotavlja korak k digitalizaciji, saj imate vso pošto zbrano na enem mestu, ob tem pa si poenostavite poslovanje.
Zakaj vaše podjetje potrebuje poštno knjigo?
Ali še vedno ročno evidentirate prejeto in izdano pošto? Če je vaš odgovor, da, potem ste si odgovorili tudi na zgornje vprašanje.
Samostojni podjetniki in večina podjetij obvladuje prejeto pošto, razen evidentiranja prejetih računov, bolj ali manj ročno, ali pa je sploh ne. Evidenca prejetih računov je po večini rešena preko davčne evidence, medtem ko sam proces potrjevanja računov poteka po sistemu od vrat do vrat oz. oddelka do oddelka. Pri takšnem načinu se kaj hitro kakšen račun izgubi ali pozabi, oziroma obleži v kakšnem predalu, kar kasneje pomeni dodatne težave in več porabljenega časa za računovodski oddelek.
Obvladovanje prejete pošte je podporni proces, ki je velikokrat prezrt, predvsem pri samostojnih podjetnikih ter v manjših in srednje velikih podjetjih, kar pa je narobe, saj si lahko z uporabo ustreznih rešitev precej olajšajo delo.
Zato je uvedba informacijske rešitve poštna knjiga nujno potrebna, saj se boste rešili časovnih izgub ter pohitrili poslovanje.
Prednosti brezpapirnega poslovanja s Pro.4 Poštno knjigo
V brezpapirnem poslovanju je znatno nižje tveganje, da se kakšen dokument oz. račun izgubi, založi ali pa po nesreči vrže stran, saj sodobna računalniška tehnologija omogoča obnavljanje dokumentov.
Čas, ki ga porabimo s potrjevanjem računov od vrat do vrat ter z vlaganjem dokumentov v mape in iskanjem teh istih dokumentov kasneje, je lahko porabljen za kaj bolj pomembnega. Vso pošto in račune lahko v naši poštni knjigi najdete le z nekaj kliki in se s tem poslovite od sistema od vrat do vrat.
V skladu s pravili revidiranja je mogoče zagotoviti popolno sledljivost vseh postopkov. V vsakem trenutku je mogoče ugotoviti, pri komu je dokument v obdelavi in koliko časa posamezen uporabnik nameni zanj. Beleži se tudi sledljivost poznejših sprememb oz. popravkov. S tem si povečamo preglednost in nadzor nad dogajanjem, in tako lažje planiramo svoje delo, kar nam hkrati omogoča takojšnje odgovore na vprašanja strank.
Za isto delovno nalogo potrebujemo manj časa, zato je realizacija za delovno mesto višja, kar pomeni tudi konkurenčno prednost. Obenem pa si zaradi le enkratnega vnašanja podatkov v sistem zmanjšamo možnost napak. Prav tako je sodobna tehnologija danes narejena tako, da nas opozarja na neobičajne vnose in s tem zmanjša možnost napak na minimum.
Vse pooblaščene osebe, torej tako zaposleni kakor tudi stranka, lahko od kjerkoli vsak trenutek pogledajo v dokument oz. račun, kar gotovo olajša poslovne odločitve. Edini pogoj za to je internetna povezava. S tem smo veliko bolj prilagodljivi situaciji, poslovanje poteka bolj neovirano in tudi zaposleni so bolj fleksibilni glede svojega delovnega časa, načina in lokacije.
Če vemo, da povprečna oseba v Evropi na leto porabi med 250 – 300 kg papirja ali, da povprečen pisarniški zaposleni v ZDA porabi letno 10.000 listov papirja, lahko sklepamo, kako znaten je prihranek za podjetje z zmanjšanjem papirnega poslovanja.
V brezpapirnih pisarnah ne potrebujejo dodatnih arhivov ter skladišč, kjer bi shranjevali račune preteklih let ter mape s pomembnimi in manj pomembnimi vsebinami. Brezpapirno poslovanje vam omogoča varno in trajno arhiviranje na mnogo cenejšem majhnem prostoru oz. celo na oddaljenih lokacijah preko oblaka.
Brezpapirno poslovanje vam prinese tudi znižanje stroškov zaposlenih, saj se poveča hitrost obdelave posameznega dokumenta, za enak obseg dela pa potrebujemo manj zaposlenih. Če pravilno racionalizirate opravila v podjetju z brezpapirnim poslovanjem, vam bo to prineslo ogromen prihranek.
Ob uresničenju vseh naštetih prednosti, ki jih vsako podjetje oz. organizacija lahko pridobi, ne smemo pozabiti na zelo pomembno – povečano produktivnost, posledično pa tudi učinkovitost in dobičkonosnost. Pri takšnem poslovanju se pojavi manj ozkih grl, storitve so boljše, vaše podjetje pa je bolj konkurenčno in raste hitreje.
Ste kdaj pomislili, koliko dreves vsak dan porabimo za izdelavo papirja? 16 milijonov (16.000.000!) dreves na dan gre zgolj za papir. S takim tempom bi našo zeleno deželico v manj kot 3 mesecih spremenili v golo puščavo brez enega samega drevesa. Zato ne smemo zanemariti ekološkega vpliva. Poleg tega se porabi manj kartuš za tiskalnike, manj črnila, manj prevozov, manj kemikalij itd., kar je tudi zelo dobro za okolje.
Povečajte produktivnost
Znižajte stroške ter dodajte dodano vrednost vašemu podjetju s Pro.4 Poštno knjigo
Povečajte produktivnost, znižajte stroške ter dodajte dodano vrednost vašemu podjetju s Pro.4 Poštno knjigo.
Prilagodljiva rešitev za uporabnike in uporaba Pro.4 Poštne knjige
Pro.4 Poštna knjiga je prilagodljiva rešitev za številne naloge upravljanja in posredovanja pošte ter računov.
Zakaj Pro.4 Poštna Knjiga?
ZNIŽANJE STROŠKOV
Zmanjšanje uporabe papirne dokumentacije in s tem znižanje stroškov papirja, zaposlenih ter skladiščnih prostorov.
PREGLEDNOST IN AVTOMATIZACIJA
Dokumentov ni več treba iskati med nešteto policami in vložnimi mapami, ampak jih preprosto najdemo z nekaj kliki. Zaradi avtomatizacije se procesi in delovni postopki izvajajo hitreje.
PRIHRANEK ČASA PRI ISKANJU DOLOČENEGA RAČUNA TER OSTALE POŠTE
Z optimizacijo dela boste več časa lahko namenili produktivnim nalogam in s tem povečali dodano vrednost podjetju.
POVEČANJE PRODUKTIVNOSTI
Povečali boste osebno produktivnost ter hkrati povečali tudi učinkovitost in dobičkonosnost, kar daje vašemu podjetju dodano vrednost in povečuje konkurenčnost.
FLEKSIBILNOST in DOSTOPNOST
Vsem vpletenim v delovni proces so vedno na voljo zadnje in veljavne verzije dokumentov. Sistem omogoča poljubne nastavitve pravic dostopov do različnih tipov dokumentov in tako lahko sami določite, kdo lahko dostopa do določenega dokumenta.
ZMANJŠANJE NAPAK
Zaradi le enkratnega vnašanja podatkov v sistem si bistveno zmanjšate število napak človeškega značaja.
PREGLED NAD DELOVANJEM IN REVIZIJSKA SLED
V skladu s pravili revidiranja je mogoče zagotoviti popolno sledljivost vseh postopkov. Beležijo se vsi posegi ter dostopi do dokumentov.
VARNOST DOKUMENTOV IN PODATKOV
V podjetju Pro-Bit vedno skrbimo za ustrezen nivo varnosti, zato smo pridobili mednarodni ISO 27001 standard, katerega temeljni cilj je zaščita informacij, da ne pristanejo v napačnih rokah in/ali so izgubljene za vedno.
E-računi
Ste zasledili predlog Slovenskega nacionalnega foruma za e-račune? Predlog foruma je, da se zakonsko uredi obvezna izmenjava eRačunov med pravnimi subjekti.
Zakaj uvesti e-račune še preden bodo zakonsko obvezni?
- Lahko boste brez skrbi delali od doma. Brez fizičnega kontakta.
- Čas za obdelave izdanih računov boste zmanjšali za 93%.
- V primerjavi s papirnim poslovanjem boste znižali stroške.
- Optimizirali boste poslovni proces – prehod na digitalizacijo.
- Pridobili boste stalen pregled nad računi.
Skozi celoten postopek uvedbe vas vodijo naši strokovnjaki. Za več informacij in lažji prehod nas kontaktirajte spodaj in skupaj bomo naredili korak v digitalizacijo.
Mobilna aplikacija
Ker so naše rešitve fleksibilne in uporabniku vedno dostopne, je program Pro.4 na voljo tudi kot mobilna aplikacija. S pomočjo mobilne aplikacije lahko:
- dokumente vnašate s pomočjo fotoaparata,
- potrjujete s pomočjo telefona,
- prav tako pa lahko dokumente vnesene v Pro.4 Poštno knjigo iščete tudi v Pro.4 Dokumentnem sistemu.
