PRO.4 Poštna knjiga

V brezpapirnem poslovanju je znatno nižje tveganje, da se kakšen dokument oz. račun izgubi, založi ali pa po nesreči vrže stran, saj sodobna računalniška tehnologija omogoča obnavljanje dokumentov.

Čas, ki ga porabimo s potrjevanjem računov od vrat do vrat ter z vlaganjem dokumentov v mape ter iskanjem teh istih dokumentov kasneje, je lahko porabljen za kaj bolj pomembnega. Vso pošto in račune lahko v našem dokumentnem sistemu najdete le z nekaj kliki in se s tem poslovite od sistema od vrat do vrat.

V skladu s pravili revidiranja je mogoče zagotoviti popolno sledljivost vseh postopkov. V vsakem trenutku je mogoče ugotoviti, pri komu je dokument v obdelavi in koliko časa posamezen uporabnik nameni zanj. Beleži se tudi sledljivost poznejših sprememb oz. popravkov. S tem si povečamo preglednost in nadzor nad dogajanjem, in tako lažje planiramo svoje delo, kar nam hkrati omogoča takojšnje odgovore na vprašanja strank.

Za isto delovno nalogo potrebujemo manj časa, zato je realizacija na delovnem mestu višja, kar pomeni tudi konkurenčno prednost. Obenem pa si zaradi le enkratnega vnašanja podatkov v sistem zmanjšamo možnost napak. Prav tako je sodobna tehnologija danes narejena tako, da nas opozori na neobičajne vnose in  s tem zmanjša možnost napak na minimum.

Vse pooblaščene osebe, torej tako zaposleni kakor tudi stranka, lahko od kjerkoli vsak trenutek pogledajo v dokument oz. račun, kar gotovo olajša poslovne odločitve. Edini pogoj za to je internetna povezava. S tem smo veliko bolj prilagodljivi situaciji, poslovanje poteka bolj neovirano in tudi zaposleni so bolj fleksibilni glede svojega delovnega časa, načina in lokacije.