Študija primera: PRO-BIT PROGRAMSKA OPREMA

vsisi — Mon, 07 Apr 2025 09:10:37 +0000

Osnovni podatki:

Panoga:
Razvoj programske opreme

Zaposlenih:
70+

Ustanovljeno:
1989

IPodpora učinek:

Celovit pregled nad poslanimi zahtevki s strani strank;
prihranek po uvedbi je najmanj 60 minut dnevno na zaposlenega, osredotočenost na delo;
večje zadovoljstvo strank, v dveh letih se nam je zadovoljstvo strank povečalo iz ocene 3,9 leta 2022 na 4,2 leta 2024;
krajši odzivni čas zaradi hitrejšega dostopa do vseh potrebnih informacij.

Pro-bit programska oprema – rešitve, ki rastejo z vami

Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1989 in se je sprva osredotočalo na razvoj enostavne programske opreme za majhna podjetja. Z rastjo je začelo ponujati celovite rešitve za poslovno upravljanje srednjim in večjim podjetjem v Sloveniji ter v Srbiji, kjer deluje od leta 2003, v Črni gori in na Hrvaškem, kjer smo prisotni v zadnjih letih. Programske rešitve, ki jih razvija podjetje so prilagodljive, primerne za podjetja vseh velikosti, vključujejo tehnično podporo in stalni razvoj. Novejše rešitve temeljijo na spletnih tehnologijah, ki zagotavljajo večjo prilagodljivost, boljšo varnost podatkov ter omogočajo izbiro med rešitvami v oblaku ali lokalnimi namestitvami. Omogočajo dostopnost od kjerkoli, kjer je zagotovljen dostop do svetovnega spleta.

Izzivi v procesu podpore strankam

Pro-bitove poprodajne aktivnosti vključujejo podporo strankam, ki se lahko obrnejo na serviserje za pomoč pri uporabi sistema ali za reševanje morebitnih napak v programski opremi, ter svetovanje pri izzivih s katerimi se podjetja srečujejo na poslovnem področju in področju zakonodaje.

Pri nudenju podpore uporabnikom se je Pro-bit soočal z več izzivi. Stranke so pogosto klicale, kar je motilo delo serviserjev, medtem ko so nekateri uporabniki pošiljali zahtevke po elektronski pošti, kar je povzročalo zmedo in oteževalo obvladovanje nalog. Zahtevki niso bili ustrezno zbrani na enem mestu, kar je onemogočalo sledenje napredku in spremljanje statusa posameznih zahtevkov.

Vodje niso imeli pregleda nad vsemi zahtevki, niso vedeli, v kateri fazi reševanja se zahtevki nahajajo ter kdo je trenutno odgovoren za njihovo reševanje.

Uvedba ticketing sistema z modulom iPodpora

Z implementacijo ticketing sistema je Pro-bit izboljšal preglednost in organizacijo zahtevkov, kar omogoča hitrejše reševanje težav, večje zadovoljstvo strank, boljšo komunikacijo s strankami ter posledično večjo produktivnost in učinkovitost podporne ekipe.

Vse potrebne informacije, dokumenti in kontaktni podatki strank so na voljo na enem mestu, kar zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na reševanje zahtevkov, brez nepotrebnega iskanja informacij.

Uporaba modula je preverjeno enostavna, zato je bil tudi čas uvajanja zelo kratek. S pomočjo podpornih vsebin in navodil pa je zagotovljeno hitro osvajanje znanja, učinkovita uporaba ter nemoteno vključevanje v delovne procese.

“V Pro-bitu imajo vsi serviserji ažuren dostop do zahtevkov in vseh potrebnih podatkov.
Informacije, do katerih smo prej dostopali prek e-pošte in telefonskih klicev, so zdaj zbrane na enem mestu – v iPodpori. S tem prihranimo v povprečju 60 minut na dan na osebo.
Prihranjen čas lahko namenimo drugim nalogam in tako izboljšamo učinkovitost. “ Zvezdana Mlakar, izvršna direktorica

Obveščanje za učinkovitejšo interno komunikacijo

iPodpora izboljša interno komunikacijo z omogočanjem pošiljanja obvestil preko elektronske pošte. Zaposleni in vodje prejemajo ključna obvestila, kot so dodeljevanje nalog, sprememba dodeljenega delavca, sprememba statusa in dodajanje komentarjev.

Končni cilj uporabe modula je povečanje učinkovitosti in usklajenosti v ekipi, saj pravočasna obvestila omogočajo hitrejše reševanje nalog in boljše usklajevanje dela med zaposlenimi.

Spletni portal za stranke

V sklopu iPodpore je razvit spletni portal za stranke, kjer lahko le-te spremljajo status svojih zahtevkov po fazah, dodajajo komentarje in se neposredno povežejo s serviserjem, ki rešuje njihov zahtevek. To jim zagotavlja večjo preglednost, boljšo komunikacijo ter občutek, da je strokovna pomoč vedno na voljo.

Samodejno kreiranje faktur

Povezava med moduloma iPodpora in Materialno poslovanje (MM) omogoča, da se naloge, ki jih je treba zaračunati strankam, samodejno prenesejo v modul MM, kjer se fakture ustvarijo brez dodatnega vnosa. To prinaša prihranek časa ter zmanjšuje možnost napak.

Kakovostno poročanje o delu

Na voljo je tudi poročilo o delu, kjer lahko enostavno spremljamo, koliko časa smo porabili za posamezne naloge in tako omogoča upravljanje s časom. Vsi podatki so zbrani na enem mestu, kar omogoča hiter dostop in enostaven pregled. Vodje lahko poročila prilagodijo in filtrirajo po svojih potrebah, kar jim omogoča pridobitev ključnih informacij za sprejemanje učinkovitih odločitev.

Stanje pred uvedbo ticketing sistema:

nepregledno vodenje zahtevkov;
kaotična komunikacija po različnih kanalih;
daljši odzivni čas.

Stanje po uvedbi ticketing sistema:

celovit pregled nad zahtevki;
optimizirana interna komunikacija;
hitrejše reševanje zahtevkov;
lažje načrtovanje dela;
vse potrebne informacije na enem mestu;
samodejno kreiranje faktur;
večje zadovoljstvo strank.

Rezultat uvedbe iPodpore in ticketing sistema?

Večja učinkovitost, boljši nadzor ter večje zadovoljstvo tako vodstva kot zaposlenih in seveda strank.

Študija primera: DOM POSTOJNA

vsisi — Fri, 09 Aug 2024 09:40:59 +0000

Kako je Dom upokojencev Postojna uspešno prešel na PRO.4 in optimiziral upravljanje socialnih pravic in dokumentacije

Spoznajte, kako je Dom upokojencev Postojna s pomočjo PRO.4 uspešno prešel na sodoben informacijski sistem, ki jim je omogočil enostavnejše, hitrejše in preglednejše upravljanje delovnih procesov. Uvedba sistema je izboljšala njihovo preglednost podatkov, optimizirala procese ter povečala zadovoljstvo zaposlenih in uporabnikov.

Dom upokojencev Postojna se je odločil za zamenjavo prejšnjega informacijskega sistema (Domis), saj ta ni več ustrezal njihovim potrebam po sodobni in uporabniku prijazni rešitvi. Pri menjavi so se soočali z naslednjimi izzivi:

Priučiti se uporabe novega sistema med zaposlenimi.
Sprejemanje sprememb in prilagoditev na nov program.
Pravilnost prenosa vseh podatkov v nov sistem.

Proces uvedbe PRO.4:

Načrtovanje: skupinsko sodelovanje zaposlenih in strokovnjakov iz Pro-bita.
Podpora: zagotovljena podpora strokovnjakov Pro-bita prek e-pošte, Zoom sestankov in telefonskih klicev.
Usposabljanje: prilagojeno uvajanje in medsebojna podpora med zaposlenimi.
Prilagoditev: reševanje začetnih težav, kot so nepravilnosti pri obračunu.

Uvedba informacijskega sistema PRO.4 je Domu upokojencev Postojna prinesla naslednje koristi:

Preglednost: boljša dostopnost do dokumentacije, življenjskih zgodb in osebnih načrtov uporabnikov.
Učinkovitost: optimizirani procesi, podrobna poročila, statistika dogodkov, kazalniki kakovosti, skupinski vnosi, zdravstveni karton na enem mestu.
Enostavnost: poenostavljeno delo za socialno službo in vzdrževalce.
Prilagodljivost: možnost uporabe elektronskih fizioterapevtskih ocen in enostavnejša komunikacija prek opomnikov in sporočil.
Zadovoljstvo: povečano zadovoljstvo zaposlenih zaradi hitre dostopnosti podatkov in podpore strokovnjakov.
Trajnostno in brezpapirno poslovanje.

Uvedba PRO.4 je DU Postojna omogočila pomembne izboljšave pri vodenju in nadzoru procesov. Sistem je zagotovil večjo preglednost, optimizacijo delovnih procesov ter zadovoljstvo zaposlenih in uporabnikov. DU Postojna ocenjuje, da je investicija v PRO.4 povsem upravičila njihove potrebe po sodobni informacijski podpori.

Citat stranke:

“Pro-biti strokovnjaki so nam ves čas stali ob strani in z njihovo hitro odzivnostjo ter pripravljenostjo reševanja težav smo prehod izpeljali brez večjih zapletov. Žal nam je le, da se za PRO.4 nismo odločili že prej.” – Nuša Fegic, mag. soc.del., DU Postojna

DU Postojna priporoča PRO.4 vsem domovom za starejše in varstveno-delovnim centrom, ki iščejo sodobno in uporabniku prijazno rešitev za upravljanje svojih procesov.

ŠTUDIJA PRIMERA – Pro-Bit