Ta proces lahko razdelimo na 5 faz in sicer:
- Začetek ali inicializacija; tukaj naročnik izpostavi potrebe in cilje, ki jih želi doseči s projektom
- Načrtovanje ali planiranje; določitev dela, priprava časovnega načrta in ocena stroškov vse to je možno na osnovi dobre analize potreb naročnika
- Izvajanje ali implementacija
- Zaključevanje
- Faza spremljanja uporabe in pomoč uporabniku za povečevanje učinkovitosti s pomočjo pravilne in polne uporabe programske opreme
V začetku ali inicializaciji se pri naročniku vzpostavi potreba po novi ali spremembi v obstoječi programski opremi. Zelo pomembno je, da se določijo cilji, ki jih želi naročnik z uvedbo nove programske opreme doseči. To fazo lahko opravi naročnik sam, pri tem pa mu lahko pomaga seveda z nasveti in priporočili, tudi izvajalec.
Faza načrtovanja ali planiranja je faza v kateri izvajalec pripravi analizo stanja, rezultat katere je popis potrebnih funkcionalnosti, ki jih naročnik pričakuje od nove programske opreme. Na osnovi pripravljene analize, lahko pripravi izvajalec oceno stroškov oz. predračun za naročnika in pa časovni načrt izvedbe in načrt virov, ki jih bosta za izvedbo potrebovala tako naročnik kot izvajalec. Brez dobre analize projekta, tudi ni pričakovati uskladitve pričakovanj med naročnikom in izvajalcem, ki je nujna za uspešno izvedbo projekta. Za uspešnost izvedbe projekta je nujno, da tako na strani naročnika kot na strani izvajalca, projekt vodita najbolj kompetentni osebi z dovolj izkušnjami in z ustreznimi pooblastili za sprejemanje odločitev v zvezi z izvedbo projekta. Samo na ta način lahko pričakujemo uspešno in učinkovito izvedbo projekta.
Izvajanje in implementacija se pričneta po uskladitvi rezultata analize stanja, zagotovitvi potrebnih resursov in uskladitvi terminskega načrta izvajanja projekta. V tej fazi je ključno sprotno poročanje izvajalca o delu na projektu naročniku in izmenjava potrebnih informacij, ki vplivajo na potek in uspešnost izvedbe. Primerno je, da je v te namene dogovorjen protokol izvajanja projekta. Izvajalec je dolžan sproti obveščati naročnika o nepredvidenih delih na projektu in ga obveščati o morebitnih dodatnih ugotovitvah, ki bi lahko vplivale na izvedbo oz. na uspešnost ali učinkovitost izvedbe. Samo pravilna in sprotna komunikacija in ukrepanje v primeru ugotovljenih neskladij lahko privedejo do želenih ciljnih rezultatov.
V fazi zaključevanja se pripravi s strani izvajalca primopredajni zapisnik, v katerem se preda programsko opremo v uporabo naročniku. V kolikor se ugotovijo pomanjkljivosti ali dodatne želje naročnika, se te zapišejo v primopredajni zapisnik skupaj z aktivnostmi in roki za njihovo izvedbo.
S to fazo se sicer projekt zaključi, vendar se tukaj sodelovanje med naročnikom in izvajalcem šele prav začne. Priporočamo, da se s to fazo projekt ne zaključi, temveč se po 3-6 mesecih pripravi s strani naročnika analiza učinkovitosti uporabe programske opreme, na osnovi katere naročnik pridobi s strani izvajalca vpogled v dejansko uporabo programske opreme ter možnih izboljšavah. Ta faza se nadaljuje periodično vse dotlej, dokler učinki analiz prinašajo večje koristi od stroškov, ki jih te povzročajo naročniku. Rezultat te faze mora biti za naročnika:
- Manjši stroški podpore
- Večja dodana vrednost na zaposlenega zaradi optimalne podpore programske opreme poslovnim procesom.
